Se você precisa de ajuda para organizar o seu negócio, está mais do que na hora de entender o que é a gestão patrimonial. Ao saber como fazê-la, você evitará prejuízos e multas do fisco, além de maximizar a rentabilidade da sua empresa.
Por isso, fizemos deste blog post um superguia, reunindo as principais informações sobre o assunto. Aqui, vamos mostrar para você quais são os seus impactos, além de explicar seu conceito, como funciona, etapas de produção, entre outros assuntos. Confira!
O que é gestão patrimonial?
A gestão patrimonial é a soma de medidas e procedimentos a fim de realizar o controle e a administração de uma empresa. O foco desses processos é o patrimônio, de modo a planejar, elaborar funções e comandar, com um conjunto de processos, ações e providências, do momento da compra ao destino final desses bens.
São, justamente, o somatório dos bens de uma pessoa física ou jurídica, os direitos e os deveres atrelados a eles que denomina-se patrimônio. Ou seja, trata-se de todas as posses de alguém ou de alguma empresa, incluindo seus direitos e bens, além também de tudo que é devido, consideradas suas obrigações.
O conceito de bem engloba tudo o que apresenta algum valor econômico ou que tem a possibilidade de ser transformado em dinheiro. Conheça, abaixo, as categorias existentes para classificar os bens:
- bens móveis: são aqueles que podem sofrer remoção sem dano, como veículos ou dinheiro;
- bens imóveis: são aqueles que sofrerão dano caso seja necessário retirá-los de onde estão, como algum tipo de maquinário com instalação em um galpão industrial atrelado à operação da empresa, um prédio ou um terreno;
- bens tangíveis: são bens concretos, que podem ser tocados, como estoques e instrumentos;
- bens intangíveis: por não terem forma física, não podem ser tocados, como marcas e patentes;
- bens numerários: tratam-se de valores monetários, ou seja, do dinheiro presente no caixa ou em contas bancárias da empresa;
- bens de consumo: são utilizados na operação do negócio, como produtos de higiene e materiais de escritório;
- bens de venda: são os produtos comercializados, tanto os do estoque como os que já estão na loja;
- bens primários: são aqueles que não passam por nenhuma modificação ou transformação, como matérias-primas;
- bens intermediários: são fabricados e utilizados na elaboração de outros bens, não sendo vendidos como produto final — como um tecido, que é usado para fabricar a capa de uma almofada;
- bens de produção ou de capital: da mesma forma dos bens intermediários, esses são usados para produzir outros bens, porém de forma indireta, como maquinários;
- bens finais: esses são os produtos que estão finalizados para serem consumidos, sendo divididos em bens duráveis, não-duráveis (alimentos e outros perecíveis) e semiduráveis (que se desgastam com o uso, como roupas).
A união do conceito de bens com o de patrimônio é o que chamamos de bens patrimoniais. E isso inclui não só os bens móveis e imóveis, mas também as aplicações financeiras, dívidas, heranças, investimentos, entre outros.
A gestão patrimonial é uma prática indispensável para que uma empresa seja administrada corretamente, tenha um desenvolvimento satisfatório e funcione adequadamente.
Gerir um patrimônio envolve questões de comando, de compra e de destinação dos bens envolvidos. Por isso, para exercer essa atividade, é preciso ter conhecimento do significado de termos, como ativos imobiliários, que se referem aos bens de uma organização com potencial para geração de vantagens.
Isso engloba tanto a questão financeira como o progresso do controle interno, como maquinários, sistemas de gestão, imóveis, veículos e tudo o que, de alguma forma, seja capaz de produzir benefícios. É importante ressaltar que, para ser considerado um ativo imobiliário, o bem precisa constar no balanço da empresa por, no mínimo, um ano.
Quais são as etapas da gestão patrimonial?
Não são só os bens que devem ser compreendidos como ativos imobiliários. É preciso efetuar um plano por meio do qual determinadas etapas levarão ao alcance de resultados eficazes e positivos.
Para isso, o primeiro passo é realizar a organização do inventário dos bens empresariais, elaborando uma lista de tudo o que pode ser considerado um ativo imobiliário.
Essa é a etapa onde devem ser feitos os registros por meio de fotografias, juntamente com o descritivo e a identificação desses bens. Vale ressaltar que esse é um procedimento contínuo, pois precisa ser realizado novamente a cada compra feita pela empresa.
A segunda fase da gestão patrimonial envolve a definição dos valores para reposição dos bens, sendo que essa quantia deve ser justa tanto para o valor total como para o valor residual, que é referente à estimativa pro-rata da vida útil do bem.
Isso feito, está na hora de estimar a vida econômica dos bens listados. Essa etapa precisa conter os dados referentes ao tempo de aquisição do bem e ao tempo pretendido de sua utilização. A partir disso, será realizada a conciliação contábil, que é o processo de comparação das informações com os dados conseguidos com o inventário.
Com base nessa análise, chegou a hora de executar o Teste de Impairment, ou Teste de Recuperabilidade de Ativos. Esse teste tem como objetivo trazer as informações que elucidarão se os ativos do negócio estão sofrendo valorização ou desvalorização.
A palavra Impairment, em português, significa deterioração. Esse teste procura garantir que o valor contábil do registro de um determinado ativo seja recuperável por meio do potencial de geração de recursos por meio da sua venda ou de sua utilização.
O Teste de Impairment atende às Normas Contábeis Brasileiras (CPC01). De acordo com a Lei Nº. 11.638/07, trata-se de um teste compulsório para todas as Sociedades de Grande Porte com ativos superiores a R$ 240 milhões ou receita bruta anual superior a R$ 300 milhões em seu exercício prévio.
Por que ela é importante?
Organizações que se empenham em realizar uma gestão patrimonial competente, demonstram que tomam conta do seu patrimônio e que têm atenção a todos os bens que fazem parte da empresa. Dessa forma, elas conseguem passar uma visão positiva ao mercado, fortalecendo a imagem da empresa.
Para fazer uma gestão patrimonial eficiente, é preciso que sejam estabelecidas normas e práticas relativas à administração do negócio bastante rígidas, a fim de que nenhum dado importante se perca. Essa atitude tem como objetivo o melhor controle e organização das rotinas internas da empresa. Com isso, os bens proporcionarão um retorno maior, impactando diretamente na geração de mais lucros.
Toda empresa corre o risco de furtos e brechas na organização de suas finanças. A gestão do patrimônio atua justamente para evitar que situações atípicas não sejam notadas, impedindo prejuízos com esse tipo de entrave. Mapear os bens da empresa torna mais fácil a tarefa de diminuir, ou até eliminar, o gasto inadequado de material, permitindo que o foco esteja no lugar correto: nos investimentos.
Portanto, você já pode notar que a gestão patrimonial é uma ação que não deve ser delegada ao segundo plano em uma organização. Os profissionais que atuam no setor de finanças precisam entender que gerenciar o patrimônio da maneira correta possibilita que o planejamento orçamentário seja construído com maior solidez e precisão.
Além do mais, ao qualificar e quantificar os bens, os direitos e as obrigações de um negócio, as decisões sobre os investimentos a serem realizados passarão a ter como base as necessidades reais.
Conheça mais benefícios da gestão patrimonial:
- permite a previsão de despesas, diminuição dos gastos e da depreciação;
- composição de balanços com maior precisão, dando melhor apoio para a tomada de decisões da diretoria do negócio;
- gerir o controle de ativos faz com que a empresa passe a ser avaliada de acordo com o seu valor real, facilitando a atração de investidores e possibilitando que seus diretores saibam o valor certo do negócio, também conhecido como Valuation;
- protege a empresa de possíveis investimentos sem necessidade;
- fica mais fácil e rápido atender às exigências de instituições financeiras em casos de necessidade de adquirir capital de terceiros;
- proporciona a gestão do risco de sinistros imprevistos, visto que o controle dos ativos atua no sentido de listar os bens a serem segurados;
- dificulta desfalques e roubos de bens, pois estes estarão devidamente registrados e identificados;
- simplifica o corte de despesas, pelo fato de, por exemplo, ser viável a realização de projeções com base no tempo de uso de equipamentos e maquinários.
Vale ressaltar que uma empresa que não realiza o controle do seu patrimônio pode sofrer uma autuação da Receita Federal por omissão. De acordo com a legislação brasileira, a falta de uma gestão patrimonial é considerada contravenção, sujeita à instauração de processos administrativos e fiscais, além de possíveis aplicações de multa e cobranças de impostos.
Como fazer a gestão patrimonial?
Agora que você já entendeu a importância da gestão patrimonial para que seja mantida a saúde financeira de uma empresa, está na hora de saber como fazer isso. Para tanto, é necessário que algumas ferramentas e procedimentos sejam adotados, a fim de facilitar a gestão eficiente dos ativos imobilizados.
Esse processo pode ser mais fácil com a realização de 3 ações simples, conforme abordaremos abaixo:
- elabore um manual de normas e procedimentos: nem sempre serão os mesmos profissionais a executarem a atividade de gestão do patrimônio — por isso, é imprescindível que seja feita a adoção de um manual como ferramenta para o estabelecimento de padrões para as tarefas relativas aos ativos, como registros, manutenções, transferências e baixas;
- estabeleça fluxogramas das incumbências relacionadas: quando você ilustra os procedimentos e os padrões escolhidos para controlar o patrimônio, você consegue consolidar o manual de normas e procedimentos, facilitando as rotinas dos colaboradores envolvidos;
- adote técnicas de mapeamento: no momento em que você mapeia os ativos imobilizados, representando-os por meio de diagramas, por exemplo, torna-se mais simples e ágil a organização e administração desses bens;
- implante um sistema informatizado: contar com a ajuda de sistemas de gestão é uma dica importante para facilitar esse controle com a automatização dos dados, como prever a necessidade da manutenção de equipamentos.
Como a tecnologia pode otimizar o processo?
Conforme mencionamos no último item das ações a serem realizadas para fazer uma gestão patrimonial eficiente, é importante contar com o auxílio da tecnologia para otimizar os processos envolvidos nessa tarefa.
A escolha de um software para fornecer o suporte adequado à gestão dos bens tangíveis da empresa é fundamental para a agilidade, transparência e eficiência desse processo. Um sistema de gestão financeira com a tecnologia apropriada automatizará as informações e os registros.
Esse software também será responsável pela geração de documentos e dados extremamente relevantes, como a relação das manutenções, balancetes, o controle dos objetos no inventário, entre outros.
Quais são os erros que não podem ser cometidos?
Para garantir que você fará corretamente a gestão patrimonial, vamos listar abaixo 5 erros que não podem ser cometidos. Esteja atento para não cair nesses enganos!
Eliminar riscos fiscais e tributários financeiros e contábeis
Quando o assunto é gestão do patrimônio de uma empresa, esse é um dos erros mais cometidos pelos gestores. Vivemos em um país com uma das regulamentações fiscais e tributárias mais complicadas do mundo. Impostos mudam com frequência, e isso vem em conjunto com a aplicabilidade de regras complexas, que confundem muitos gestores. Por isso, é preciso ter muita atenção com os dados que são levantados e remetidos à Receita Federal.
Dessa forma, procure atentar constantemente às alterações, de modo a realizar todos os procedimentos corretamente, colocando em prática as normas vigentes de uma maneira cuidadosa e aplicada, a fim de que a empresa não sofra nenhum tipo de penalização.
Tenha em mente que o Fisco, ao ver algo errado, não vai simplesmente fingir que não viu. Portanto, se você reportou um inventário com um ativo imobilizado em desacordo com o controle contábil, recomendamos fortemente que você busque combinar rigor e precisão, de modo a minimizar os riscos fiscais e tributários
Designar ativos em lugares e centros de custos errados
Normalmente, os setores de uma empresa usam uma parcela do seu orçamento para arcar com os custos da depreciação de ativos imobilizados que são utilizados em suas operações.
Assim, caso um ativo seja contabilizado no centro de custos errado, o gestor desse departamento perderá sua capacidade de investir, pois esses recursos serão destinados ao pagamento de uma despesa que não é da sua área.
Para evitar esse tipo de erro, procure determinar um software para que essas tarefas relativas à gestão de ativos imobilizados não dependam mais de qualquer levantamento manual de informações.
Utilizar sistemas que auxiliam a execução dessa atividade com rapidez, simplicidade e de maneira intuitiva, contribuirá para que erros desse tipo sejam evitados.
Reveja os procedimentos com base nessa nova ferramenta tecnológica. Saiba que os outros setores da organização verão essa atitude de forma muito positiva. Isso fará com que todos tenham mais disposição em ajudar a resolver essas questões em conjunto.
Permitir o exagero de formulários de movimentação de ativos
Com o intuito de evitar tanto os riscos fiscais e tributários, como a alocação de ativos em centros de custos errados, as organizações têm por hábito a criação de um procedimento adicional, e manual, para controlar os ativos. E isso é um grande erro!
Trata-se de uma rotina para atualizar o deslocamento dos ativos entre lugares e, por ventura, centros de custos também. Essa tarefa é feita com o preenchimento compulsório de formulários impressos.
Como resultado, cria-se muitos formulários de ativos, com alta probabilidade de perda ou esquecimento em meio aos processos do departamento ou do lugar, sem contar com a necessidade de aumentar a equipe para cuidar desses papeis.
Idealmente, os responsáveis pela gestão patrimonial devem procurar automatizar esse procedimento de controle da movimentação dos ativos, de modo a confiar essa tarefa a um sistema inteligente e eficiente, que evitará qualquer distração ou erro.
Não enxergar a gestão dos bens como parte da empresa
Existem dois lados da moeda quando falamos em gestão patrimonial. Algumas empresas não dão o devido valor ao controle dos ativos imobilizados, achando que isso não fará diferença na rentabilidade do negócio.
Por outro lado, existem organizações que enxergam a gestão do patrimônio com protagonismo, incluindo o assunto nas reuniões da alta diretoria, quando acontecem mudanças em normativas contábeis e regulações da receita federal com alto nível de controle.
Os tomadores de decisão precisam entender que a gestão patrimonial precisa sim estar presente no planejamento estratégico da empresa. Assegurar que os procedimentos e as ferramentas de controle contábil do patrimônio estejam sempre atualizados deve ser uma prioridade para a alta cúpula de toda organização.
Sendo assim, buque certificar que as diretrizes da sua empresa estejam aderentes à essa nova forma de pensar e controlar os bens do negócio. Veja a sua contabilidade e a sua controladoria como peças fundamentais para manter a empresa operando satisfatoriamente.
Além disso, ao realizar o seu planejamento orçamentário, nunca se esqueça da alocação de verba para modernizar e aperfeiçoar essas áreas.
Permitir sobras físicas e contábeis
A sobra contábil é o remanescente dos ativos patrimoniais imobilizados para constarem no balanço e no controle oficial da organização. Porém, esses ativos considerados sobras contábeis não são encontrados no momento em que o inventário físico é feito. As principais razões para isso acontecer são desvios, furtos ou erros quando os dados foram levantados.
Ao contrário da sobra contábil, a sobra física são aqueles bens que são achados no inventário físico, mas que não constam no registro oficial da empresa e não tiveram sua contabilidade realizada no balanço. As sobras físicas também são chamadas de ativos “zumbis”, por estarem totalmente sem controle.
Qualquer uma dessas circunstâncias, tanto da sobra contábil como da sobra física, são totalmente inaceitáveis e intoleráveis dentro da regulação contábil em vigor. O motivo é simples: a atualização e confiança nos dados do balanço patrimonial de uma empresa é absolutamente indispensável.
Ter sobras contábeis ou físicas representa vulnerabilidade para um negócio, pois mostra que seus ativos não estão sendo controlados e monitorados corretamente.
Dessa forma, a fim de realizar uma administração eficiente, de novo, recomendamos a utilização de um sistema com a habilidade de controle das movimentações dos ativos, de modo a monitorar seu status e, consequentemente, impedindo possíveis multas do fisco.
Como uma consultoria pode ajudar na gestão patrimonial?
Realizar a gestão patrimonial não é uma atividade simples, pois requer muito trabalho e empenho. Por essa razão, sugerimos fortemente que seja feita a contratação de um gestor patrimonial qualificado e com experiência para ser responsável por essa função.
Levando em consideração que esse profissional estará diretamente envolvido com a gestão dos bens, dos direitos e das obrigações da empresa, ele também terá a capacidade de auxiliar os outros líderes da organização.
Além disso, esse gestor patrimonial experiente poderá recomendar de maneira personalizada possíveis investimentos, baseando-se nas reais necessidades do negócio. Dessa forma, haverá mais precisão e eficácia na alocação dos ativos, maximizando a rentabilidade da empresa.
Uma consultoria de negócios de confiança, com profissionais qualificados em gestão patrimonial, fica com a responsabilidade de analisar, assessorar e gerenciar os ativos imobilizados do seu cliente, e esse serviço também contempla os recursos e os investimentos. Um dos seus deveres é ponderar e sugerir estratégias para o aumento no patrimônio da empresa, contribuindo para a gestão corporativa.
A consultoria também estará envolvida na delimitação dos riscos que possam refletir no inventário e no plano de soluções para evitar ou resolver possíveis entraves relativos a ele. Um consultor em gestão patrimonial se encarregará da definição de prioridades e metas, com o objetivo de aproveitar as oportunidades do mercado, porém sempre buscando a proteção do patrimônio da empresa.
Neste post, reunimos para você as principais informações que comprovam a gestão patrimonial como uma prática fundamental para eliminar riscos fiscais e tributários, preservar os bens da empresa e maximizar a oportunidade de rendimentos e investimentos mais acertados.
Esse superguia mostrou as etapas para realizar a gestão patrimonial, enfatizando a importância de contar com um sistema adequado para automatizar esse processo, evitando erros e agilizando as tarefas que envolvem essa atividade.
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