No empreendedorismo, o caminho para o sucesso é marcado por diversos desafios. O mais recorrentes na vida de um empreendedor é de como reduzir custos na sua empresa. Dessa forma, temos aqui passos que irão te ajudar a superar esse grande desafio e chegar mais próximo do sucesso.
O segredo para garantir o crescimento de uma empresa no mercado, com alta eficiência e com custos reduzidos, é desenvolver processos claros e bem estruturados. Não adianta um alto investimento de recursos e tempo, assim como quantas ferramentas e tecnologias serão usadas, se não houver um processo eficiente, você terá poucos resultados e muitos custos.
Por isso, a solução fundamental para a reduzir custos é otimizar os processos da sua empresa.
O que é a otimização de processos?
A otimização de processos trata-se de uma série de ações que visam reduzir os desperdícios durante a produção de um produto ou serviço e, por consequência, gerar mais lucro utilizando menos recursos. Dessa forma, essa otimização visa melhorar os processos de uma empresa, em quaisquer que sejam os setores. Com ela, se torna possível reduzir custos com matéria prima, mão de obra e energia, além de economizar tempo, esforços e dinheiro.
Mas… O que é um processo?
Um processo é uma sequência de atividades que possuem como objetivo criar algo. No caso das empresas, essa sequência de atividades levam a um produto ou serviço, o qual é vendido aos clientes. Uma vez que são os processos que resultam no seu produto, ter eficiência, inovação e qualidade é essencial.
Porém, é importante ressaltar que uma empresa não “otimiza por otimizar”. Para isso, análises devem ser realizadas antes de pensar em alterar alguma etapa da produção. É preciso pleno conhecimento do que cada processo e do que cada equipe faz. É preciso, portanto, conhecer bem os processos empresariais para, aí sim, pensar em maneiras de melhorá-los.
Para te auxiliar, esses são os quatro passos que irão reduzir seus custos e te levar ao sucesso:
1) Defina quais são os seus processos:
O primeiro passo para reduzir os custos da sua empresa é mapear os processos que são realizados nela. A princípio, essa pode parecer uma etapa muito óbvia, mas nem sempre temos consciência de todos os processos internos que acontecem em nossa empresa.
Converse com os funcionários para levantar todos as atividades que envolvem seus trabalhos diários e ocasionais. Registre tudo em um documento e organize os processos em fluxogramas. Assim, fica mais fácil de analisá-los depois.
Como exemplo, temos aqui um fluxograma do processo de pagamento de contas realizado por uma empresa. Note que as atividades que resultam no pagamento das contas são colocadas em sequência e há um direcionamento por setas:
Existem ferramentas gratuitas e de fáceis para auxiliar na criação de fluxogramas. As que recomendamos são:
2) Analise o que é feito na sua empresa:
Com os processos da empresa identificados, é fundamental analisá-los e verificar se são realmente necessários e eficientes. Analise e identifique os pontos de interação entre clientes e fornecedores. Algumas perguntas podem contribuir na análise, tais como: Qual o objetivo desse processo? Existe uma maneira melhor de executá-lo? Quanto tempo esse processo demora para ser realizado? Existe algum momento em que esse processo fica estagnado? Por quê?
Essa análise permitirá que você tenha uma visão mais crítica sobre os processos atuais e consiga identificar seus custos.
3) Mude o que for preciso:
Com a visão mais detalhada, é muito mais fácil de identificar as necessidades de melhoria e quais custos podem ser reduzidos. Ou seja, chegou o momento de fazer mudanças.
É fundamental envolver os funcionários. As pessoas que estão no dia a dia da operação têm uma visão diferente do que pode ser feito para facilitar e agilizar o trabalho.
Em segundo, outro ponto importante é automatizar e integrar o máximo possível todos os processos. A automatização de processos agiliza o funcionamento da empresa e diminui as margens de erros, reduzindo então os custos. Já a integração faz com que a empresa funcione melhor, não deixando arestas sem acompanhamento.
4) Acompanhe as mudanças e melhorias:
O trabalho não acabou por aí. Durante todo esse processo de implementação de otimização de processos, é muito importante acompanhar e monitorar os resultados, avaliar se os novos processos funcionam e se seus custos estão diminuindo. Isso permite que você detecte novas falhas e faça constantes melhorias.
Tenha em mente que a otimização de processos é um trabalho permanente e que deve fazer parte da rotina da empresa para que possa melhorar a produtividade, reduzir custos e aumentar a competitividade.
A otimização de processos traz o benefício de reduzir custos ao mesmo tempo em que sua produção se torna mais eficiente. O mercado está em constante evolução e deve ser acompanhado de perto, logo, busque a todo momento pelas melhores soluções para o seu negócio. E a Saffi pode te ajudar nisso.
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